Ett år fyllt av globala evenemang

IKEA:s evenemangsteam anordnar ett antal globala evenemang under året. Ett av de mest kända är Democratic Design Days, som lockar journalister från hela världen till Älmhult. Besökarna får en inblick bakom kulisserna i IKEA:s produktutveckling, kreativa samarbeten och nya produkter. Varje år lanserar IKEA också sin nya affärsplan och alla nya produkter internt med ett evenemang som kallas ”Businessplan Focus Weeks”. Flera tusen medarbetare från hela världen kommer då till Älmhult under några veckor och alla hotellrum i Småland blir fullbokade.

Under veckorna samverkar scenproduktioner, workshops och globala direktsändningar med digitala evenemang i appar, samt guidade visningar och presentationer i framtidsmiljöer och produktutställningar.

Detta är ett hybridevenemang i ordets rätta bemärkelse. Det förvandlas sedan till en permanent produktutställning som fyller det som en gång var IKEA:s första varuhus, en utställning som under året lockar över 30 000 besökare.

Stora evenemang, komplexa processer

Vid evenemang av denna storlek, där flera hundra personer är inblandade, blir processerna komplexa och kräver ett brett spektrum av kompetens och stora resurser. Kanske går det att effektivisera arbetet eller ta sig an det på ett annat sätt. Så ser Alexandra på saken, som valde Kapero för att utveckla och förenkla processerna kring evenemangen.

– När man omdefinierar den här typen av komplexa processer är det viktigt att involvera både det team som ska leda evenemanget och de som ska delta i det och som har ansvar för affärs- och produktkunskap, säger Robert Ryberg på Kapero. – Då kan man skapa en process som fungerar för alla.

I samarbete med evenemangsteamet och produktcheferna utvecklade Kapero en övergripande process avsedd för alla typer av evenemang, både fysiska och digitala/hybridevenemang, stora som små.

Framgångarna började med IKEA-katalogen

”Jag har samarbetat med Kapero flera gånger under de senaste tio åren, bland annat i några av IKEA:s mest komplexa kommunikationsprojekt – däribland ansvaret för produktionen av IKEA-katalogen. Jag kan utan tvekan säga att de mätbara framgångar vi uppnått är mer än jag någonsin kunnat drömma om. Dessutom har jag träffat människor på Kapero som har varit ovärderliga som samtalspartner, bollplank för idéer och mentorer.”

För evenemang av denna storlek, där flera hundra personer är involverade i produktionen, blir processerna komplexa och det krävs en stor bredd av kompetens och mycket resurser. Går det att effektivisera eller genomföra ett sådant arbete på något annat sätt? Det är åsikten hos Alexandra, som valde Kapero för att utveckla och förenkla processerna för evenemangsprojekten.

”När man omdefinierar denna typ av komplexa processer är det avgörande att involvera både teamet som ska leda evenemangsproduktionen och de som är involverade i evenemanget och ansvarar för affärs- och produktkunskap. Då kan man skapa en gemensam process som fungerar för båda parter”, säger Robert Ryberg, medgrundare på Kapero.

Tillsammans med evenemangsteamet och produktcheferna utvecklade Kapero en övergripande process som är utformad för att användas vid alla typer av evenemang, både fysiska och digitala samt hybridevenemang, stora som små.

Framgångarna började med IKEA-katalogen ”Jag har under de senaste tio åren flera gånger arbetat med Kapero i några av IKEA:s mest komplexa kommunikationsprojekt, bland annat när jag var ansvarig för produktionen av IKEA-katalogen. Jag kan utan tvekan säga att de mätbara framgångar vi har uppnått tack vare vårt arbete är mer än jag någonsin kunde drömma om. Dessutom har Kapero varit ovärderliga som samtalspartner, bollplank och mentorer.”