Effektiva event-processer: IKEA valde Kapero igen

Effektiva event-processer: IKEA valde Kapero igen

2020-03-21

”Vi har tillsammans med Kapero under tio år nått mätbara framgångar som jag tidigare inte kunde drömma om. Det handlar inte bara om kortare leveranstider och högre kvalitet till lägre kostnad, utan jag har i Kapero även fått ovärderliga mentorer under min resa genom ledarskap, förändring och processarbete. Därför föll det sig naturligt för mig att även välja Kapero som partner för att utveckla arbetet kring våra globala event.” Det säger Alexandra Zetterman Åbrandt, som under flera år var event manager på Ikea Range and Supply Communication och ledde arbetet med att bygga Ikeas globala event.

Ett år av globala event

Event-teamet på Ikea skapar under året en rad globala event. Ett av de mest kända är Democratic Design Days som varje år lockar journalister från hela världen till Älmhult. Där låter man besökarna få en glimt bakom kulisserna på Ikeas produktutveckling, kreativa samarbeten och nya produkter.

Varje år lanserar Ikea även sin nya affärsplan och alla nya produkter internt med ett event kallat ”Businessplan focus weeks”. Flera tusen medarbetare från hela världen kommer då till Älmhult under några veckor och Smålands alla hotellrum bokas upp. Under veckorna samsas stora scenproduktioner, workshops och globala livesändningar med digitala eventfunktioner i appar och guidade visningar och presentationer i framtidsmiljöer och produktutställningar. Ett hybridevent i ordets rätta bemärkelse. Eventet övergår sedan i en fast produktutställning som fyller det som en gång var Ikeas första varuhus, en utställning som under året lockar över 30 000 besökare.

Stora event, komplexa processer

För event av denna magnitud, där flera hundra personer involveras i produktionen, blir processerna komplexa och det behövs en stor bredd av kompetenser och mycket resurser. Går ett sådant arbete att effektivisera eller bedriva på något annat sätt? Det menar Alexandra, som valde Kapero för att utveckla och förenkla processerna för event-projekten.

”När man ska omdefiniera denna typ av komplexa processer är det avgörande att involvera både det team som ska leda eventproduktionen och de som involveras i eventet och står för affärs- och produktkunskapen. Då kan man skapa en gemensam process som fungerar för båda parter.” säger Robert Ryberg på Kapero.

Kapero utvecklade tillsammans med event-teamet och produktansvariga en generell process som är utformad för att kunna användas till alla typer av event, såväl fysiska som digitala som hybrid-event, stora som små.

Framgångarna startade med Ikea-katalogen

”Jag har flera gånger under de senaste tio åren jobbat med Kapero i några av Ikea-världens mest komplexa kommunikationsprojekt bland annat när jag var ansvarig för produktionen av IKEA-katalogen. Jag kan utan tvekan säga att de mätbara framgångar vi nått tack vare vårt arbete är fler och mer än jag någonsin kunnat drömma om. Förutom det har Kapero varit ovärderliga som speaking partners, bouncing boards och mentorer.”